Dans les collectivités locales, comme ailleurs, le support numérique s’impose de plus en plus au côté des documents papiers. Une dématérialisation des actes et un essor des courriers électroniques qui ont amené l’Agence Landaise Pour l’Informatique (ALPI) à avoir une réflexion sur la conservation de toutes ces données dématérialisées. Après deux ans de travail entre informaticiens et archivistes, cette réflexion est devenue réalité le 7 décembre dernier, avec le lancement d’« Archiland » à Paris et vécu en visio-conférence à Mont-de-Marsan. Plateforme publique d’archivage électronique mutualisée à destination des collectivités landaises, elle garantit sécurité, traçabilité et consultation en ligne.
Lorsqu’une mairie produit un document, dans le cadre de ses fonctions, certaines obligations de conservation s’appliquent, et ceci que le document soit papier ou numérique : c’est la Durée d’Utilité Administrative. Cette DUA signifie que même si le document n’est plus d’utilisation courante, il doit être conservé en raison de sa valeur probante, et classer selon une typologie réglementée. Il n’est donc pas transmis aux archives légales définitives mais tout de même conservé par la mairie pour des durées, qui peuvent varier de quelques mois à plusieurs dizaines d’années selon le document. Cette obligation d’archivage dite « intermédiaire » n’est pas sans poser problème aux communes et notamment aux plus petites d’entre elles qui parviennent certes à les conserver sur un ordinateur, mais dans des conditions de sauvegarde et d’organisation, bien loin du cadre réglementé d’un réel archivage. Le risque encouru, et par ailleurs déjà vérifié, est la perte pure et simple de ces documents.
500 collectivités landaises bénéficiaires
Avec Archiland, l’idée est de mettre en place, via une infrastructure matérielle et logicielle, une plateforme départementale d’archivage électronique intermédiaire à destination des quelques cinq cent collectivités landaises adhérentes à l’ALPI. Une fois formés à ce nouvel outils, les agents pourront en constater les nombreux avantages listés par Renaud Lagrave, Directeur de l’ALPI : « centralisation des documents électroniques à conserver à court ou moyen terme, gestion de leur délai de garde, traçabilité des documents archivés, indexation, facilitation de la recherche de ces documents, signature électronique, garantie de sécurité, horodatage… », et la consultation en ligne sur archiland.org.
En ce qui concerne le stockage des données, celui-ci doit allier sécurité et pérennité des documents archivés. Ce n’est donc pas un mais deux serveurs redondants qui y sont consacrés : l’un dans les bâtiments de l’ALPI dans un local sécurisé, l’autre tout aussi sécurisé au Conseil général des Landes, en guise de serveur de secours. Concernant la plate-forme logicielle développée par la société Logicaa, elle a été élaborée « uniquement avec des applications libres » souligne le directeur. Ce choix permet le respecter des standards, l’ajout de nouveaux modules d’extension, ou encore de faciliter l’évolution de la plateforme à venir. Des évolutions qui auront lieu, puisque, comme le rappelle Dominique Savary, Directeur du Centre de Gestion de la Fonction Publique territoriale des landes, aussi partenaire du projet, « à l’heure actuelle la plateforme Archiland n’accepte que les documents « nativement » électronique » (à savoir les marchés publics, les actes soumis au contrôle de légalité, les documents comptables et les éléments de paie), il est d’ores et déjà prévu qu’elle permette à plus long terme la conservation de tous les documents électroniques, y compris les documents numérisés.
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Solène Méric